Módulo de Archivo - Software de Gestión Documental
“Sus archivos regidos por el Acuerdo 027 del Archivo General de la Nación”
El módulo de Archivos facilita la organización y administración de manera fácil y rápida de toda la información que se generada y custodia dentro de SIMAD STANDARD, dentro de los módulos del archivo central y el histórico, además gestione los préstamos realizados a los usuarios, permita descargas y que los usuarios a su vez puedan también gestionar sus préstamos.
Sus archivos y documentación regidos por el Acuerdo 027 del Archivo General de la Nación
Crear o borrar carpetas y trasladarlas de acuerdo al nivel de autorización y seguridad de acceso.
Visualizar, editar y ordenar los archivos por atributos de cada uno.
Fácil con¬figuración o recon¬figuración de índices para el catálogo de documentos (tipo de documento, fecha de creación, palabras claves, comentarios, asunto, títulos y periodo de retención).
Almacenamiento, consulta y reportes, de diferentes tipos de documentos (video, audio, imagen, papel, electrónicos, otros físicos, correos electrónicos, Word, Excel, Cristal Reports, WinZip, etc.). Las imágenes
Permite la defi¬nición y administración del tiempo de retención.
Puede imprimir el catálogo de una carpeta de documentos.
Aplicación de la norma ISAG para la referenciación de las unidades documentales.
Realiza descarte de los documentos automáticamente de acuerdo a la parametrización que para ellos se realice.
SUBMODULOS DE ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN : El Modulo de Archivo de Gestión permite la administración de la información que se genera diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestión de cada uno de los empleados de la organización.
ARCHIVO CENTRAL : El Modulo de Archivo Central permite la administración de los archivos de la organización los cuales se encuentran en periodo de retención y consulta activos en la organización y que constituyen soporte legal, comercial, técnico, económico y demás procesos realizados por la organización.
ARCHIVO HISTÓRICO : El Modulo de Archivo Histórico permite la administración de los archivos de la organización que terminaron su periodo de retención, pero que tienen algún valor histórico y por lo tanto se deben almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.
PRÉSTAMOS : El módulo de Préstamos facilita la administración y seguimiento de los préstamos de archivos en central, histórico o de clientes que se generan al interior de la organización.