Módulo Comunicaciones - Software de Gestión Documental
“Automatiza la correspondencia interna y externa de la empresa”
El Módulo le permite controlar todas las comunicaciones de la empresa, tanto internas como externas, con la normatividad del Acuerdo 027 del Archivo General de la Nación.
Gestione y administre las comunicaciones de su EMPRESA de manera más eficiente
• Gestione todas las comunicaciones entrantes, salientes y recibidas generadas dentro y fuera de la organización e intégrelas dentro de los flujos de trabajo.
• Cree comunicaciones como en ambiente Outlook de Microsoft y mantenga un registro consecutivo de las mismas registrando hora y fecha para su control.
• Realice consultas de todos los tipos de comunicaciones y su historial para generar respuestas rápidas y efectivas.
• Visualice las bandejas de entrada y salida de todas las comunicaciones de su organización con una interface amigable y sencilla de manejar.
• Anexe cualquier tipo de documento a sus comunicaciones e imágenes digitalizadas por lotes.
• Registre el número de guía e interactúe con el portal de la empresa de correo para hacer el rastreo de entrega.
• El sistema enviara alertas a los usuarios para indicar el estado de la comunicación.
• Realice referencias cruzadas entre las diferentes comunicaciones generadas desde el software.
• Lleve un control minucioso de las comunicaciones leídas, por leer, por responder y de los borradores que aún no se han radicado para su posterior envío al interior de la organización.
• Envíe o reciba comunicaciones a personas, proveedores o clientes externos con facilidad, total seguridad y con la facilidad de gestión
• SIMAD STANDARD permite anexar documentos en diferentes formatos y administrar planillas.
• Permite adjuntar y visualizar Imágenes digitalizadas.
• Genera planillas para la empresa de mensajería.
• Permite adjuntar imágenes de digitalizaciones masivamente.
• Registra el número de guía e interactúa con el portal de la respectiva empresa de mensajería para hacer el rastreo de dicha guía.
• Permite asignar y anular comunicaciones.
• Ejecuta en forma automática la radicación de las comunicaciones, asignando numeraciones consecutivas con registro de fecha y hora de recibo ó envío,
• Impresión de rótulos o stickers, la captura de la imagen digitalizada del documento, así como anexos de archivos en formato electrónico.
• Permite la consulta de los documentos por múltiples llaves de acceso, tales como nombre de personas, fecha de emisión, número de radicación, asunto, nombre de dependencias, entre otros.
• Permite visualizar todos los documentos relacionados con un proceso determinado.
SUBMODULOS COMUNICACIONES
COMUNICACIONES INTERNAS : El Modulo de Comunicaciones Internas permite crear, administrar y consultar todas aquellas comunicaciones que tienen un CARÁCTER CORPORATIVO, las cuales se generan y envían entre las diferentes áreas y sedes de la organización.
COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS : El módulo de Comunicaciones Recibidas facilita la radicación, administración y consulta de las diferentes comunicaciones que se reciben de personas naturales y jurídicas ajenas a la organización a las cuales se les debe hacer un determinado proceso interno.
COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADA : El módulo de Comunicaciones Externas enviadas facilita la administración y consulta de las comunicaciones generadas en la organización y cuyo destino es una persona natural o jurídica externa a la organización con quien se tiene un determinado vínculo en el desarrollo de las actividades empresariales.
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