Módulo de Archivo
Software de Gestión Documental desde la nube
“Sus archivos regidos por el Acuerdo 027 del Archivo General de la Nación”
Facilita la organización y administración de toda la información generada y custodiada dentro de la organización, de todo su archivo de gestión, central e histórico, además gestione los préstamos realizados a los usuarios, admite también descargar información y los usuarios a su vez pueden ir tramitando sus préstamos.
Sus archivos y documentación en la nube regidos por el Acuerdo 027 del Archivo General de la Nación
• Crear o borrar carpetas y trasladarlas de acuerdo al nivel de autorización y seguridad de acceso.
• Visualizar, editar y ordenar los archivos por atributos de cada uno.
• Fácil con¬figuración o recon¬figuración de índices para el catálogo de documentos (tipo de documento, fecha de creación, palabras claves, comentarios, asunto, títulos y periodo de retención).
• Almacenamiento, consulta y reportes, de diferentes tipos de documentos (video, audio, imagen, papel, electrónicos, otros físicos, correos electrónicos, Word, Excel, Cristal Reports, WinZip, etc.). Las imágenes
• Permite la defi¬nición y administración del tiempo de retención.
• Puede imprimir el catálogo de una carpeta de documentos.
• Aplicación de la norma ISAG para la referenciación de las unidades documentales.
• Realiza descarte de los documentos automáticamente de acuerdo a la parametrización que para ellos se realice.
SUBMODULOS DE ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN : Permite la administración de la información que se genera diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra contenida en carpetas de gestión de cada uno de los empleados de la organización.
ARCHIVO CENTRAL : Administración de los archivos de la organización los cuales se encuentran en periodo de retención y consulta los activos en la organización y que constituyen soporte legal, comercial, técnico, económico y demás procesos realizados por la organización.
ARCHIVO HISTÓRICO : La administración de los archivos de la organización que terminaron su periodo de retención, pero que tienen algún valor histórico y por lo tanto se deben almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.
ARCHIVO DE CLIENTES : El Modulo de Archivo de Clientes permite la administración de los archivos de clientes que se encuentran en periodo de retención y consulta activos en la organización y que constituyen soporte legal, comercial, técnico, económico de cada uno de los clientes de la organización.
- El sistema permite la consulta de los documentos por múltiples llaves de acceso, tales como nombre, cedula, nit, cuenta, entre otros.
- El sistema controla la ubicación de los documentos físicos que hacen parte de expediente.
- El módulo cuenta con un submodulo de préstamos que facilita la administración y seguimiento de los préstamos de los expedientes del cliente.
- Aplica el código March en la catalogación de la Documentación Técnica.
- Facilita crear la carpeta única del cliente para su posterior seguimiento.
PRÉSTAMOS : Facilita la administración y seguimiento de los préstamos de archivos en central, histórico o de clientes que se generan al interior de la organización.